车队钥匙管理数字化方案|华仕科技

车辆管理单位的钥匙管理，麻烦之处在于钥匙是流动的。​‌‌一辆车对应一把钥匙，钥匙取走之后车辆的状态就发生了变化，如果取钥匙这个动作没有记录，车辆的动向就失去了追溯的起点。规模较大的车队、公务用车单位和租赁运营企业，每天都会有多次取还动作，靠人工登记本记录，容易出现漏记、代签和时间不准的情况。智慧车辆钥匙管理柜要处理的，就是把这个动作变成有据可查的记录。 取还动作是怎么被记录的 钥匙存放在柜内的独立钥匙位上，每个位对应一个识别标识。取用前需要通过身份认证，认证通过后对应位置的锁具开启，允许取出钥匙；归还时钥匙放回原位，锁具闭合，系统记录归还时间。整个过程的时间点由系统自动生成，不依赖人工填写，也就避免了时间记录不实的问题。取还动作与人员身份绑定在一起，事后查询时能够明确某一把钥匙在某个时间段由谁持有。 权限按岗位区分 不同岗位对钥匙的使用范围不同。调度人员可能需要查看全部钥匙的状态但不需要取用，驾驶员只需要取用自己负责车辆的钥匙，管理人员则需要掌握整体情况并处理异常。HS-Y300智慧车辆钥匙管理柜支持按岗位配置权限规则，包括可开启的钥匙位范围、允许操作的时段以及是否需要审批。权限设置得当，可以减少无关人员接触到不属于自己职责范围的钥匙。 异常情况的处理 实际使用中会出现各种偏离常规的情况：钥匙超时未归还、钥匙取走但车辆未按计划出车、柜门未关严、非授权时段尝试开柜。这些情况如果只在事后查记录才发现，管理价值有限。管理柜在检测到异常时会触发告警，推送至管理员终端，让管理人员可以在问题发生时介入。柜体的防撬设计也承担了防护功能，异常开启时会留下记录并触发提示。 记录怎么用起来 记录的用途不止于事后追查。一段时间的取还数据积累之后，可以用于分析车辆的实际使用频次、高峰时段和各岗位的钥匙使用情况，为车辆调度和资源安排提供参考。部分单位还会把钥匙取还记录与车辆出入记录、用车审批单进行关联核对，形成完整的用车链条。深圳市华仕科技有限公司（简称华仕科技）在智慧钥匙管理柜的研发上覆盖硬件与软件系统，HS-Y300可按单位的车辆数量、岗位设置与审批流程做配置。 设备安装之后需要一段磨合期，期间要确认权限配置是否与实际岗位对应，告警规则是否会带来过多无效提示。规则设置得过于宽松，起不到提醒作用；设置得过于严格，又会造成频繁打扰，管理人员容易产生忽视。磨合阶段根据实际反馈调整规则，比一次配置到位更实际。